- Винести рішення місцевої ради, в межах якого:
А) уповноважити її виконавчий орган1 на здійснення делегованих повноважень з державної реєстрації народження фізичної особи та її походження, шлюбу, смерті (далі – державної реєстрації).
Б) визначити посадових осіб1 обраного виконавчого органу на проведення державної реєстрації та покласти на них відповідальність2 за зберігання, ведення обліку та контролю використання бланків свідоцтв в межах своєї громади.
В) за наявності у громаді старостинських округів/віддалених робочих місць ЦНАП (якщо ЦНАП буде здійснювати делеговані повноваження) - уповноважити старост або інших посадових осіб на проведення державної реєстрації на території старостинського округу/у віддалених робочих місцях ЦНАП та визначити адміністративно-територіальні межі здійснення ними повноважень, а також покласти на них відповідальність2 за зберігання, ведення обліку та контролю використання бланків свідоцтв.
2. Організаційні заходи:
- внести зміни до положення про виконавчий орган, в якому посадова особа (особи) буде уповноважена на проведення державних реєстрацій.
- внести зміни до посадових інструкцій посадових осіб.
- внести зміни в положення про старосту, у разі здійснення ними відповідних повноважень.
- визначити нормативним документом порядок використання гербових печаток виконавчого органу зі статусом юридичної особи або органу місцевого самоврядування та право на їх застосування посадовими особами3.
- створити умови для зберігання бланків свідоцтв4.
- 3. Проходження навчання у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.
Навчання проводиться безкоштовно на базі відділу державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління, який забезпечуватиме бланками свідоцтв цей виконавчий орган, прийматиме від нього паперові носії актових записів цивільного стану, відповідні звіти, здійснюватиме контроль за їх діяльністю, надаватиме їм методичну допомогу, тощо.
4. Отримання кваліфікованих електронних підписів.
Заходи, пов’язані з отриманням кваліфікованого електронного підпису здійснюються користувачами самостійно у кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг, за їх вибором.
5. Отримання доступу до Державного реєстру актів цивільного стану громадян5
Підключення здійснюється адміністратором Реєстру – Державним підприємством «Національні інформаційні системи» та його філіями, на підставі договору.
Про готовність здійснювати делеговані повноваження виконавчий орган повідомляє відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який забезпечуватиме бланками свідоцтв, прийматиме від нього паперові носії актових записів цивільного стану, відповідні звіти, здійснюватиме контроль за їх діяльністю, надаватиме їм методичну допомогу, тощо. ЗРАЗОК ЛИСТА
1 Сільська, селищна, міська рада може своїм рішенням уповноважити будь-який її виконавчий орган, у тому числі, центр надання адміністративних послуг, на виконання делегованих функцій з державної реєстрації актів цивільного стану, який діятиме, як суб’єкт надання таких послуг, зазначивши при цьому населені пункти, на які будуть поширюватись його повноваження.
2 При покладанні відповідальності за бланки свідоцтв, необхідно визначити осіб, відповідальних за них на час тимчасової відсутності основного працівника. Механізм взаємозаміни необхідно передбачити і на період відсутності старост чи посадових осіб у віддалених робочих місцях ЦНАП, якими здійснюються делеговані повноваження у сфері ДРАЦС.
3 Дозволяється застосування печатки структурних підрозділів. Для посадових осіб, які проводять державну реєстрацію у ЦНАП та старостинських округах/ у віддалених робочих місцях ЦНАП, є потреба у виготовлені номерних гербових печаток ОМС. Рекомендуємо прийняти рішення щодо виготовлення печатки виконавчого комітету, наприклад №1 (№2, №3) для її використання старостою конкретного села, селища відповідної громади під час державної реєстрації актів цивільного стану.
4 Бланки свідоцтв повинні зберігатись у сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, стаціонарно закріплених до стіни або підлоги, або у спеціально обладнаних приміщеннях, які у неробочий час належним чином опечатуються. Приміщення, де зберігаються бланки свідоцтв, має бути захищене від несанкціонованого проникнення, шляхом встановлення охоронної сигналізації. Вікна такого приміщення, незалежно від поверху, на якому воно розташоване, обладнуються металевими ґратами чи захисними ролетами або скло захищається броньованою ударотривкою плівку. Такі умови мають бути створені не лише в адміністративному центрі громади, а і за місцем надання послуг ДРАЦС у старостинському окрузі/у віддалених робочих місцях ЦНАП.
5Доступ до Реєстру надається органу місцевого самоврядування/його виконавчому органу зі статусом юридичної особи (за кодом ЄДРПОУ). Підключення до Реєстру здійснюється безкоштовно. Інформаційно-консультативні послуги з навчання роботі з Єдиними та Державними реєстрами та послуги з технічного обслуговування автоматизованого робочого місця користувача є платними.
Відсутність доступу до Реєстру не є перешкодою в здійсненні делегованих повноважень органами ОМС.
Деталізовано про Алгоритм - ТУТ.