Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 890 «Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля» створено Електронний реєстр апостилів (далі – Реєстр), який є єдиною електронною базою даних, що містить відомості про проставлені апостилі з дня його запровадження.
Однією з важливих функцій Реєстру є дистанційне опрацювання документів органами, уповноваженими на проставлення апостилю. Завдяки використанню сучасних технологій громадяни і юридичні особи зможуть отримати дану послугу за місцем свого перебування у будь-якій області, без потреби витрачати кошти і час на поїздку до Києва. Прийняття, розгляд та видача документів, поданих для проставлення апостиля відтепер здійснюватимуть територіальні органи юстиції, а саме: відділи державної реєстрації актів цивільного стану, перелік яких наведено у додатку 1 до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5, (зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року 1419/27864).
Формування штампу апостиля здійснюватиметься органом уповноваженим на проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Реєстру у вигляді електронного документа.
Будь-яка особа за допомогою мережі Інтернет зможе безоплатно перевірити факт видачі апостиля у режимі он-лайн через веб-сторінку, яку веде адміністратор Реєстру.
Проставлення апостиля на документах, поданих до Міністерства юстиції України до 20 листопада 2015 року здійснюється у порядку та в терміни, що діяли до запровадження електронного сервісу проставлення апостилів.